Rekommendationer för långsiktigt bevarande Länk hit

• Ta ställning till hur det som publiceras ska bevaras och hållas åtkomligt över tid, redan när ni planerar webbplatsen.
• Om din organisation inte är en myndighet, ta reda på vilka krav och behov som finns när det gäller långsiktigt bevarande.

Vilka organisationer berörs av vilka krav på bevarande?Länk hit

Alla myndigheter är ansvariga för att bevara och göra sina webbplatser tillgängliga över tid, enligt den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som varje myndighet måste upprätta enligt Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2009:1. För kommuner och landsting gäller fullmäktiges arkivreglemente, men Riksarkivets föreskrifter kan fungera rådgivande.

Utveckling och planering av webbplatserLänk hit

Gå igenom nedanstående frågor och rekommendationer innan utvecklingen börjar. De är hämtade från Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1):

• Vilken eller vilka standarder ska webbplatsen följa enligt riktlinjerna R80. Följ kodstandarder och riktlinje R81. Utveckla webbplatsen enligt en standard snarare än för en webbläsare?
• Vilka format ska användas för dokument, bilder, ljud, video och fristående databaser på webbplatsen? Det bästa är om ni kan välja bevarandeformat redan från början. Se vidare R46. Publicera i format som är lämpade för långsiktigt bevarande.
• Vilka format ska användas för handlingar som kommer in via e-tjänster? Det är bra om det är möjligt att välja bevarandeformat redan från början. Se vidare R46. Publicera i format som är lämpade för långsiktigt bevarande .
• Vilka informationstyper ska bevaras och vilka kan gallras enligt författning och tillämpningsbeslut?
• När, hur och av vem ska gallring ske?
• Hur, när, hur ofta och av vem ska insamling ske enligt riktlinje R48. Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet?
• Vilka format ska vara tillåtna vid insamlingen enligt riktlinje R48. Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet? Använd endast tillåtna bevarandeformat, se R46. Publicera i format som är lämpade för långsiktigt bevarande.
• Ska organisationen, för att säkerställa bevarandet över tid, överföra informationen till ett system för bevarande (e-arkiv) eller i stället välja bevarandeexemplar (se definitioner i Riksarkivets Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande)? Och hur ska informationen hanteras efter överföringen (RA-FS 2009:1)?
• Hur och när ska informationen på webbplatsen kopplas till myndighetens arkivredovisning (RA-FS 2008:4)? Om möjligt, tillför uppgifter om processtillhörighet redan vid publicering eller då en handling inkommer via e-tjänst.
• Vilka andra metadata behöver tillföras informationen inför publicering för att tillgodose sökbehoven över tid?
• Vilken dokumentation ska upprättas (RA-FS 2009:1, 5 kap)?
• Hur kan informationen skyddas över tid (RA-FS 2009:1, 6 kap)?

KravställningLänk hit

Kravställ hur webbplatsen ska konstrueras utifrån de beslut som tas i punkterna ovan. Rutiner som är fastställda på ett tidigt stadium i utvecklingsprocessen är ofta lättare att införa som automatiska regler i ett system. Med tidigt införda automatiska regler kan informationen bevaras långsiktigt på ett smidigt sätt och ni kan undvika resurskrävande efterarbete. Undvik manuella rutiner så får ni bättre effektivitet.

FördjupningLänk hit

Föreskrifter om elektroniska handlingar

• RA-FS 2009:1 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (pdf-fil, nytt fönster)
• RA-FS 2009:2 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar

Föreskrifter om arkivredovisning

• RA-FS 2008:4 – Riksarkivets föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter
• RA-FA 2019:1 – Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA–FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter

Rapporter

• Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande. Rapport 2008-12-11, Riksarkivet, dnr RA 22-2007/3552 (pdf-fil, nytt fönster)
• Regelkommentar för Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning RA-FS 2008:4 (version 0.9, 2009-07-02), Riksarkivet, dnr 20-2009/1265 (pdf-fil, nytt fönster)
• CODA-WEBB. Slutrapport 2009-05-05. LDB-centrum (pdf-fil, nytt fönster)