Rekommendationer för format för långsiktigt bevarandeLänk hit

• Följ de kriteriet som finns för bevarandeformat
• Publicera textbaserad information som html
• Välj rätt format för databaser, register, bilder, ljud och video
• Skapa regler för publicering.

Följ de kriterier som finns för bevarandeformatLänk hit

Om det är möjligt att publicera i ett format som är lämpligt för långsiktigt bevarande behöver man inte lika snabbt konvertera innehållet när det kommer nya format. Det underlättar både själva bevarandet och kan på sikt innebära en effektivisering och kostnadsminskning för organisationen.

Det finns några grundläggande kriterier för att ett format ska anses lämpat för långsiktigt bevarande. Se till att de:

• följer öppen standard och har publikt tillgängliga specifikationer
• är leverantörsoberoende
• är fritt från kryptering och DRM-kopieringsskydd (digital rights management)
• är vanligt förekommande bland organisationer i Sverige
• om möjligt är okomprimerande eller icke-destruktivt komprimerande (gäller bild, ljud och video).

Utifrån dessa kriterier har Riksarkivet utfärdat föreskrifter om lämpliga bevarandeformat för olika typer av elektroniska handlingar, RA-FS 2009:2. De här föreskrifterna är bindande för statliga myndigheter och ska, i den mån det är möjligt, tillämpas redan när man tar fram eller publicerar en elektronisk handling..

Föreskrifterna omfattar än så länge inte bevarandeformat för ljud och video, men som myndighet ska man ändå ta ställning till vilka format man tänker använda för långsiktigt bevarande av såväl ljud som video.

Publicera textbaserad information som htmlLänk hit

Enligt Riksarkivet föreskrifter (RA-FS 2009:2) ska textbaserat innehåll  i första hand publiceras i standardformatet för webbplatser som är HTML. På så vis underlättar man dessutom för alla användare (Publicera i första hand dokument i HTML (R88)). Det underlättar även bevarandeprocessen, i och med att HTML-sidor är lätta att spara ner som statiska sidor.

Välj rätt format för databaser, register, bilder, ljud och videoLänk hit

Innehåll i fristående databaser och register som har gjorts tillgängliga på webbplatsen, som till exempel ett diarium eller adressregister, kan ofta inte bevaras som HTML på lång sikt. För dem krävs bevarandeformat anpassade för databaser och register (RA-FS 2009::2). Eftersom dessa format inte stämmer överens med dem för publicering på webbplatsen måste överföringen till ett lämpligt bevarandeformat istället ske när det är möjligt ur ett verksamhetsperspektiv. Se Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (R48).

För bilder, ljud och video finns det format som både uppfyller kriterier för bevarandeformat och som är lämpliga för publicering på webbplatser. Det gäller även dokument som av olika skäl inte kan publiceras i HTML (se Publicera i första hand dokument i HTML (R88)).

Det är upp till er i organisationen att själva fatta beslut om vilka format som ska användas med hänsyn till kriterierna för bevarandeformat och Riksarkivets föreskrifter.

Skapa regler för publiceringLänk hit

När ni planerar eller utvecklar en webbplats bör ni alltid planera för det långsiktiga bevarandet av informationen.

• Utred vad som ska bevaras och vad som kan gallras, när, hur och av vem.
• Utred vilka format som lämpar sig bäst att använda vid publicering ur bevarandesynpunkt med hänsyn till verksamhetens behov (se kriterierna för bevarandeformat samt Riksarkivet föreskrifter (RA-FS 2009:2)).
• Inför regler om vilka format som ska tillåtas när informationen publiceras, utifrån den genomförda utredningen. Reglerna kan vara automatiska eller manuella. Undersök om det finns möjlighet att styra i ert publiceringsverktyg vilka format som får användas på webbplatsen.
• Inför regler och rutiner, utifrån utredningen, för hur olika typer av information på webbplatsen ska hanteras när den tas bort eller ändras. Även dessa regler kan vara automatiska eller manuella.

Se även riktlinje Planera för långsiktigt bevarande redan vid utveckling av webbplatsen (R45).

MätbarhetLänk hit

Kontrollera vilka format som finns på webbplatsen och jämför med Riksarkivets föreskriftskrav i RA-FS 2009:2 samt kriterierna för bevarandeformat.

FördjupningLänk hit

Föreskrifter

• RA-FS 2009:1 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
• RA-FS 2018:7 – Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)
• RA-FS 2009:2 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling)

Rapporter

• Rapport från LDB-centrum om kriterier för bevarandeformat: CODA-FORM. Slutrapport 2007. LDB-centrum (pdf)

TerminologiLänk hit

En öppen standard är, enkelt uttryckt, en standard som vem som helst kan använda. Den är alltså inte hemlig eller omgärdad av hindrande licenser. Med hjälp av öppna standarder minskar beroendet av enstaka leverantörer.

När en fil komprimeras icke-destruktivt innebär det att den ursprungliga filen går att återställa helt. Ingen information har alltså gått förlorad, utan den har bara kodats på ett mindre utrymmeskrävande sätt.