Rekommendationer för preliminära uppgifter i formulärLänk hit

• Överväg att automatiskt fylla i uppgifter i formulär. Det kan ske om en användare redan tidigare har lämnat uppgifter till er, eller om uppgifterna kan hämtas från annat håll.
• Ta hänsyn till riskerna med färdigifyllda uppgifter.
• Ge användarna möjlighet att ta bort eller ändra uppgifterna själv i formuläret eller gör det enkelt för dem att ta kontakt med er för att påpeka om uppgifterna är inaktuella eller felaktiga.

Överväg att inhämta viss information automatisktLänk hit

Många gånger är det möjligt att inhämta information från befintliga databaser istället för att be användaren att mata in informationen igen. Detta kan underlätta och spara tid och energi för alla användare. Ibland kan det även innebära ökad informationskvalitet.

Men det är viktigt att vara medveten om och ta hänsyn till vissa fallgropar: Till exempel finns det en risk att gammal information som inte längre är aktuell fortsätter att användas. Det kan också finnas risk att uppgifter lämnas ut till personer som inte borde ha tillgång till dem.

Var därför noga med att endast exponera information till personer som är behöriga, och utforma formuläret på ett sätt som säkerställer att användare granskar och, om det är lämpligt, bereds möjlighet att uppdatera information som kan vara inaktuell.

Ett alternativ om vissa uppgifter redan är kända är att plocka bort motsvarande fält från formuläret. Se även R50. Minimera antalet fält i formulär.

Det kan även finnas fler aspekter att ta hänsyn till. Exempelvis vad avser dataskydd och ansvar för inlämnade uppgifter. Gör därför en juridisk bedömning.

Ha gärna begreppet privacy by design i bakhuvudet. Det innebär att hänsyn tas till användarnas integritet under systemets hela livscykel.

Fördjupning och relaterade riktlinjerLänk hit

• Märk upp vanliga formulärfält i koden (R154)
• Ge ordförslag vid sökning och inmatning (R112)
• Förenklat och minskat uppgiftslämnande
• Datainspektionens kommentar i ett fall där automatiskt inhämtad information inte borde ha exponerats

TerminologiLänk hit

Den engelska termen ”pre-populate” (bokstavligen: för-befolka) översätts ibland till förpopulera eller förpopulering. Även uttrycket ”default value” syftar på förifyllda värden i formulär. På svenska motsvaras default av standardvärde eller skönsvärde.