Möten för alla – några tips

Några kom-igång-tips för att göra möten mer tillgängliga för deltagande via nätet.

Dokumentet är inspirerat av en checklista från HSO (nu Funktionsrätt Sverige).

Före mötet

Förbered mötet i så god tid som möjligt, men hellre sent än aldrig!

  • Inbjudan och anmälning
    • Informera om tillgänglighet på plats. Se Riktlinjer från MFD.
    • Informera om möjlighet att delta på distans. Vilka verktyg? Förberedelser?
    • Fråga om särskilda behov.
    • Gör de webbsidor som används tillgängliga. Se webbriktlinjer.se.
  • Planera för sändning av
    • Ljud och bild – ofta räcker det med enkel teknik som t.ex. mobilkamera, men försök att prioritera ljudkvalitet. Välj om möjligt teknik med god tillgänglighet, och testa den i förväg.
    • Direkttextning – bör sändas eftersom det är vanligt med otydligt tal, bristande mikrofonteknik, tillfälliga störningsmoment hos den som lyssnar eller i sändningskvalitet, och hörselnedsättning. Visa gärna textningen på skärm.
    • Syntolkning, alternativt att uppmana alla medverkande att följa rekommendationer för synskadevänliga föreläsningar.
    • Översättning vid behov. T.ex. svenskt teckenspråk.
  • Möjliggör aktivt deltagande på distans
    • Ordna chatfunktion, t.ex. i konferenssystem eller på Twitter
    • Ordna, om möjligt, så att fjärrdeltagare kan yttra sig muntligen. Det fungerar bättre än text för många.
    • Se till att minst en person på plats följer dialogen online och fungerar som en länk mellan fjärrdeltagare och mötet på plats.

Under mötet

  • Beskriv kontexten så att deltagare på plats och på distans förstår varandras situation.
  • Informera alla om hur och när det går bra att yttra sig.
  • Be alla som ska yttra sig att använda mikrofon och att börja med att ange namn och ev. tillhörighet.

Efter mötet

  • Distribuera gärna ut anteckningar/transkribering/protokoll, presentationsbilder och ev inspelningar på tillgängliga format. Det underlättar för den som missade någon del.
  • Dela med er av erfarenheterna, till exempel i sociala medier med märkningen #mötenföralla (eller på engelska #r2po som i Right to participation online).

Avgränsning

Graden av interaktivitet, deltagarantal och andra förutsättningar varierar mellan möten.

Dessa rekommendationer gäller för medelstora möten som dels består av enkelriktade presentationer, dels dialog – typiska för Almedalen och många andra svenska offentliga möten.

Observera att detta dokument fokuserar på digitala kommunikationslösningar kring mötet. För övriga aspekter av tillgänglighet vid möten, se Checklista – Tillgängliga möten och konferenser som är en del av vägledningen Riv hindren från Myndigheten för delaktighet:

Lär dig mer