Riktlinje nr 88 Prio 2

Publicera i första hand dokument i html och skapa tillgängliga pdf:er

Publicera dokument, som rapporter och utredningar, i webbplatsens standardformat (html). Andra format gör det svårare att komma åt informationen, eftersom de ofta kräver extra programvara. Om du ändå behöver lägga ut en pdf, se då till att göra den tillgänglig.

Om denna riktlinje Länk hit


Rekommendationer om dokumentformatLänk hit

  • Publicera i första hand dokument i standardformatet html. Då kan användarna komma åt er information utan att använda en viss datorplattform, eller ett program som kostar pengar, till exempel Word.
  • Om ni har dokument i andra format än html, sammanfatta dem i html, så att användarna kan bedöma innehållet utan att ladda ner det.
  • Utforma dokument så att de enkelt kan läsas på skärm. Då bidrar ni till att färre användare skriver ut på papper.
  • Om ni använder pdf:er, se till att de skapas så att de blir tillgängliga.

Undvik andra dokumentformat än htmlLänk hit

Låt kommunikationen med era användare ske på deras villkor. Användarna bör inte behöva skaffa en viss produkt för att kunna kommunicera med er.

Överväg noggrant valet av format när du ska publicera något på webbplatsen. Normalt är det bäst att presentera informationen direkt i html. Om ni lägger ut information i exempelvis pdf- eller wordformat blir den betydligt svårare att söka och komma åt för användare som till exempel surfar via en mobiltelefon eller saknar den programvara som behövs.

Använd alternativ till html endast för dokument som är

  • långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format
  • statiska över tid, såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner
  • beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt
  • bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt
  • illustrerade med tabeller med flera kolumner, eller innehåller matematiska formler eller andra element som kräver särskilda dokumentformat.

Bifoga filer i format som användarna säkert kan öppnaLänk hit

Gör filer som ska bifogas i format som följer öppna standarder, till exempel odf och pdf. Ni kan även använda vanliga bildformat och textformat.

Det är upp till er att avgöra vilka format ni vill använda i kommunikationen med användarna. Ange på webbplatsen och i annat informationsmaterial vilka format ni har bedömt som lämpliga. Om ett e-brev inte går fram för att mottagaren inte kan ta emot bilagan, bör avsändaren få ett förslag på ett annat format att använda.


Skapa tillgängliga PDF-filerLänk hit

Om en fil är uppmärkt med information om hur den ska läsas – textens läsordning, vad som är rubrik, brödtext och så vidare – blir den korrekt uppläst av en skärmläsare eller talsyntestjänst. Det är det som avses med att en fil är tillgänglig. PDF är det format som normalt används för tillgängliga filer.

I grunden krävs det att du använder en formatmall i originaldokumentet där rubriker, ingresser, brödtext och bilder är korrekt uppmärkta. När du sedan konverterar dokumentet till PDF, kan du behöva göra justeringar beroende på vilken version av till exempel Microsoft Word du använder. De kompletteringarna görs i Acrobat Professional. Vilken version av programmet du använder, liksom med vilket program du skapat PDF-filen, kan påverka resultatet. Säkrast är att konvertera till PDF med Acrobat Professional eller välja ”Spara som PDF” i MS Word. Worddokument ska vara sparade som .doc (inte .docx).

Det viktigaste vid konverteringen är att texten verkligen är text, och inte text som skannats in som en bild. Om du har gjort det kan du efteråt analysera och omvandla innehållet till text i Acrobat.

Gör så här för att skapa en tillgänglig pdf

När du skapar en tillgänglig pdf bör du göra så mycket som möjligt i originaldokumentet, till exempel i Microsoft Word eller Adobe Indesign, i annat fall måste du komplettera med inställningar i Acrobat Professional.

  • Filen ska vara försedd med kodade taggar i ett taggträd . I Word gör du det genom att välja ”Visa taggar för dokumentstruktur”. Du kan göra det efter konverteringen genom att välja ”Lägg till taggar i dokumentet” i Acrobat.
  • Tagga rubriker med rubriknivåer (<H1>, <H2>), tabeller (<table>), tabellrubriker (<TH>), kolumner (<TR>), punktlistor (<L>) och innehållsförteckning (<TOC>).
  • Förse bilder, diagram och bildbaserade figurer med alternativtexter.
  • Definiera läsordningen (tabbordningen). Normalt ska den vara inställd på ”Använd dokumentstruktur”.
  • Ange dokumenttitel och författare. Det gör du under ”Dokumentegenskaper”. Där definierar du även språket dokumentet är skrivet i. Insprängd text på andra språk ska ges egen språkkodning.
  • Gör en innehållsförteckning i längre dokument, gärna presenterad som bokmärken i PDF:en. Klicka på bokmärkessymbolen till vänster i programfönstret för att redigera bokmärkena i Acrobat.
  • Se till att kopiering av dokumentet är tillåtet. Det gör du under säkerhetsinställningar i Acrobat. Vill du ändå låsa dokumentet kan du kryssa i att göra det tillgängligt för skärmläsare.
  • Om filen blivit onödigt stor efter de tillagda inställningarna, kan du välja att komprimera den senare.

Mätbarhet

Kontrollera att det finns information om dokumentformat i era interna riktlinjer för publicering.

Kontrollera tillgängligheten när filen är klar. Det finns ett inbyggt testverktyg i Acrobat under ”Avancerat/Tillgänglighet/Fullständig kontroll”, men det finns även andra tjänster på marknaden. Automatiska kontroller täcker inte allt. Kontrollera manuellt sådant som alternativtexter, att taggningen är korrekt och att rubriker, bilder med mera ligger i rätt läsordning. Felaktig ordning justeras i Acrobat med ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.

Testa även själv med talsyntes eller skärmläsare, och låt gärna synskadade personer testa att dokumentet läses upp korrekt för deras hjälpmedel.


FördjupningLänk hit

Instruktioner och standarder för tillgängliga pdf:er

Instruktioner från privata aktörer

Testverktyg (utöver Acrobat)

Eiii testverktyg


LänkarLänk hit



Kommetarer (9)

  • Pär Lannerö skriver:

    På den här sidan står HTML 4.01, medan andra sidor i Vägledningen även nämner HTML 5 (och sajten själv använder HTML 5). Vore bra att ta upp frågan om HTML-version på en separat sida och länka dit härifrån.

  • Ingvar skriver:

    Texten avslutas med "Mer information om användning av och konvertering till pdf-dokument." men det finns ingen förmodad länk eller hänvisning. Var hittar men dessa?

    • Björn Hagström skriver:

      Ursäkta sent svar men vi har nu tagit bort den meningen. Eventuellt uppdaterar vi vägledningen med mer information i framtiden.

  • @tilltro skriver:

    Varför förorda PDF/A (arkiv) när formatet PDF/UA (tillgänglig pdf) finns? Och det vore bra som Ingvar skriver, komplettera med länk – hänvisning. Thanks!

    • Kent Åberg skriver:

      Hej @tilltro,

      PDF/UA utesluter inte PDF/A.
      Det är tvärtom att man lämpligen först producerar sitt dokument enligt ISO-standarden för universell tillgänglighet PDF/UA för att sedan i nästa steg långtidslagra den enligt ISO-standarden PDF/A (arkiv).
      PDF/UA definierar de tekniska krav som måste beaktas då PDF-dokumentet skapas.
      Standarden specificerar hur relevant PDF-innehåll (såsom semantiskt innehåll, textinnehåll, bilder, formulärfält, kommentarer, bokmärken och metadata) får användas i PDF/UA-kompatibla dokument.

      PDF dokument som skapas enligt ISO-standarden PDF/UA blir tillgängliga för alla.

      Ett valfritt PDF-dokument är därför inte med automatik PDF/UA-kompatibelt.
      Kompatibilitet kan endast uppnås om arbetet med tillgänglig PDF görs rätt från början,
      dvs att beställaren (kommunikationsansvarig) ställer skall-krav på utföraren (intern/inhouse eller extern/produktionsbyrå) att PDF-filen skall produceras enligt PDF/UA-standarden.

      Bästa hälsningar,
      Kent Åberg, NewFormat, http://www.newformat.se

    • Kent Åberg skriver:

      Hej igen @tilltro,

      jag vill dessutom varmt rekommendera ett par skrifter om dessa ISO-standarder PDF/A och PDF/UA:
      – "PDF/A in a Nutshell 2.0"
      – "PDF/UA in a Nutshell"

      De har tagits fram av, och kan laddas ned från, PDF Association, http://www.pdfa.org

      På ca 20 lättlästa sidor ger de en utomordentligt bra introduktion till PDF/A och PDF/UA.
      Det går även bra att beställa ett tryckt exemplar från mig på pdfa@newformat.se

      Bästa hälsningar,
      Kent Åberg, NewFormat, wwww.newformat.se, kent.aberg@newformat.se

      Tillika ansvarig och kontaktperson för PDF Association Scandinavia Chapter, http://www.pdfa.org

      PDF Association, främjar medvetenhet och kunnande om öppna standarder för digitala dokument och tillämpningar för PDF-teknik.
      Föreningen underlättar nätverksbyggande och kommunikation, samt utbyte av kompetens och erfarenhet med berörda parter
      och intressenter över hela världen och omfattar mer än 100 företag och ett stort antal enskilda experter från mer än 20 länder.
      Föreningen välkomnar nya medlemmar i regionen såsom utvecklare av PDF-lösningar, företag som arbetar med PDF i dokumenthanteringssystem (DMS) och elektronisk innehållshantering (ECM), e-arkivering, intresserade privatpersoner och användare som vill implementera PDF-teknik (PDF, PDF/A, PDF/E, PDF/UA, PDF/VT, PDF/X) i sina organisationer.

  • Rickard Carlsson skriver:

    Hej, jag ställer samma fråga som Ingvar gjorde för 42 veckor sedan. Har ni hittat något svar?