Riktlinje nr 44 Prio 4

Gör det möjligt att läsa och söka i diariet

Om din organisation har ett offentligt diarium kan ni öka er transparens genom att publicera diariet på webben. Innan ni gör diariet sökbart för användarna måste dock intresset av ökad insyn ställas mot skyddet av den personliga integriteten.


Rekommendationer för diarier på internetLänk hit

Innan ni publicerar diariet på webbplatsen, svara på följande frågor:

  • Hur ska sekretessbelagd information döljas vid webbpublicering?
  • I vilken utsträckning bör information om till exempel handläggares namn finnas i diariet?
  • Hur lång tid bakåt i tiden ska informationen i diariet vara tillgänglig?
  • Hur ska informationen och sökmöjligheterna i diariet utformas så att de blir begripliga för användarna, utan att hindra organisationens interna arbete?
  • Hur bör databaserna med diariet hanteras vid övergången till ett webbpublicerat diarium?

Vilka uppgifter ska publiceras?Länk hit

Vilka diarieuppgifter som ska publiceras på webben skiljer sig mellan olika organisationer, men några vanliga poster i ett publikt diarium brukar vara

  • diarienummer
  • ärendemening/ärenderubrik
  • enhet och/eller handläggare
  • företag/part
  • registreringsdatum.

FördjupningLänk hit

Datainspektionen har publicerat en checklista för webbpublicering av protokoll och diarier för kommuner och landsting.

I Diarier på Internet – en vägledning för myndigheter finns riktlinjer för hur diariet ska utformas för att vara lättillgängligt och inte komma i konflikt med personuppgiftslagen (PUL). Här finns också en checklista för hur enskilda poster ska föras in i det webbpublicerade diariet. (För närvarande finns publikationen inte nåbar på nätet, utan länken hänvisar till biblioteken.)

Se även R43. Möjliggör sökning i register och databaser med publik information.



Kommentarer (4)