Rekommendationer för gallringLänk hit

• Följ de regler som finns för gallring.
• Gallra viss information när den blivit inaktuell
• Välj rätt metod för bevarande vid ändring och uppdatering

Följ de regler som finns för gallringLänk hit

Att gallra definieras som att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför någon form av oåterkallelig informationsförlust. Gallring på myndigheters webbplatser får bara göras om det finns stöd för det i en författning.

En grundläggande förutsättning för att gallring ska få ske är att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och handlingarna har bedömts sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning.

För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter och vissa registerförfattningar. För kommuner och landsting gäller fullmäktiges arkivreglemente och de beslut om gallring som fattas i kommunen eller landstinget.

Gallra viss information när den blivit inaktuellLänk hit

En del information får gallras direkt när den blivit inaktuell. Statliga myndigheter har till exempel med stöd av RA-FS 1997:6 möjlighet att gallra vissa tillfälliga uppgifter såsom adress, telefon- och öppettider direkt när de ersätts av nya uppgifter. Detta under förutsättning att myndigheten redovisar vilka handlingar som avses i ett eget tillämpningsbeslut.

Välj rätt metod för bevarande vid ändring och uppdateringLänk hit

Information som ska bevaras och inte kan gallras direkt vid en ändring eller uppdatering, måste vara åtkomlig och hållas oförändrad under den tid den ska bevaras. Det innebär att när informationen avpublicerats ska den kunna plockas fram när någon frågar efter den.

Vilken metod ni väljer för att bevara avpublicerad information beror bland annat på hur länge den ska bevaras. Om det är fråga om information som bara ska bevaras under en kort tid för att sedan gallras enligt beslut, kan det räcka med att använda publiceringsverktygets funktion för att hantera ändringar, om den kan användas för att gå tillbaka till tidigare versioner av en webbsida.

Om informationen däremot ska bevaras under längre tid krävs andra åtgärder. Ett bra sätt att få kontroll över bevarandet av informationen är att redan vid publiceringen av varje ny version av en sida, se till att en statisk version av sidan sparas ner i lämpligt bevarandeformat för webbsidor (RA-FS 2009:2, 3 kap, 9 §). Om ni på det viset kan använda er av en automatisk bevarandefunktion blir inte processen tidskrävande eller komplicerad. På samma sätt kan man lägga till nödvändig metadata på informationen redan vid publiceringen. Kom ihåg att den avpublicerade informationen alltid ska gå att koppla till det sammanhang och den plats i strukturen där den ursprungligen publicerades.

FördjupningLänk hit

• Mer information om Riksarkivets generella och myndighetsspecifika föreskrifter, RA-FS och RA-MS.
• Samrådsgruppens gallringsråd för kommuner och landsting.
• Om gallring – från utredning till beslut. Rapport 1999:1. Riksarkivet (pdf-fil, öppnas i nytt fönster)
• RA-FS 2009:1 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar
• RA-FS 2009:2 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar
• RA-FS 1997:6 – Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse