Gör det möjligt att få ut avpublicerat material

Om ni är en myndighet och publicerar något på webbplatsen upprättas allmänna handlingar. För att allmänhetens rätt till insyn ska kunna tillgodoses över tid krävs att ni kan tillhandahålla även den information som inte längre finns tillgänglig på den aktiva webbplatsen.

Rekommendationer för att tillhandhålla avpublicerad information Länk hit

  • Var beredd att lämna ut information som inte längre finns tillgänglig på myndighetens webbplats, såvida den inte är gallrad.
  • Publicera myndighetens arkivredovisning på den aktiva webbplatsen för att underlätta för användaren att identifiera avpublicerad information.

Handlingar som får lämnas utLänk hit

Handlingar som får lämnas ut utan prövning (TF 2 kap, 12 §) blir vanligtvis utlämnade med automatik eftersom informationen är tillgänglig på webbplatsen. Avpublicerat material behöver däremot, om det inte finns gallringsbeslut, kunna lämnas ut när någon frågar efter den. För att detta ska bli enklare att kan ni genomföra vissa förberedelser.

Förbered er för att lämna ut avpublicerat materialLänk hit

Tillför metadata och annan nödvändig dokumentation som ska följa med handlingarna redan vid publiceringen och under hela bevarandetiden så att de kan läsas, förstås i sitt sammanhang och behålla sin äkthet (För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 5 kap.).

Se till att det finns funktioner för återsökning så att ni kan lämna ut information på begäran ur det system (e-arkiv) som myndigheten använder för att bevara information, se Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (48).

Redovisa informationen i er arkivredovisning så att den blir sökbar. (För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, RA-FS 2008:4). När en sida publiceras, eller när en handling kommer in via e-tjänst, kan den tillföras uppgifter om till exempel processtillhörighet.

Ge användarna möjlighet att söka även efter gammalt materialLänk hit

Om ni inte bara vill kunna tillhandahålla informationen på sikt utan även göra den tillgänglig på ett mer aktivt sätt kan ni göra det möjligt att låta användaren själv söka efter äldre webbmaterial i ett e-arkiv via webbplatsen. Då är det viktigt att det tydligt framgår att informationen som presenteras är inaktuell (se Tydliggör om informationen är inaktuell (R24)). Handlingarna i e-arkivet måste vara insamlade enligt riktlinje Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (R48).

MätbarhetLänk hit

Gör stickprov och låt en användare testa att begära ut webbsidor och annan information som avpublicerats.

FördjupningLänk hit

Senast uppdaterad: 2018-03-23

Kommentarer till denna riktlinje

Kommentarer (3)

  • @plannero skriver:
    20 september, 2012 kl. 10:20

    Antag att en webbsida redigeras vid upprepade tillfällen – ibland på grund av att mindre korrekturfel hittas, och ibland för att innehåll av betydelse förändras. Har myndigheten då skyldighet att bevara varje version av sidan, och att kunna lämna ut en kopia på den, eller räcker det att bevara t.ex. en version per månad, eller en version vid varje betydande förändring?

    Svara
    • BjornHagstrom skriver:
      24 september, 2012 kl. 10:52

      För att ha en rättssäker och effektiv hantering av informationen måste man planera och utreda vilken information som ska bevaras respektive gallras, om det finns stöd för gallring i författning och hur bevarandet och gallringen ska genomföras (se t.ex. riktlinje 45 och 48). Riktlinje 47 behandlar gallring och bevarande vid ändringar och uppdateringar. Det är viktigt att komma ihåg att oavsett om informationen ska bevaras på kort eller lång sikt måste den kunna lämnas ut vid en förfrågan. För att gallra allmänna handlingar måste det finnas stöd i en författning. Statliga myndigheter har t.ex. med stöd av RA-FS 1997:6 möjlighet att gallra handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. De handlingar som myndigheten avser gallra med stöd av RA-FS 1997:6 ska dokumenteras i ett tillämpningsbeslut. Observera att om det saknas stöd för gallring kan myndigheten göra en gallringsutredning och skicka in en framställan om gallring till Riksarkivet.

      Man kan sammanfatta det genom att säga att om ni har ett gallringsbeslut som säger att ni får gallra webbsidor där ändringar är av ringa betydelse (till exempel rättning av stavfel) så behöver ni inte långtidslagra dessa versioner.

      Svara

Om denna riktlinje

Status på vår webbplats


(Då uppdateras status i checklistorna.)