Ge tydlig återkoppling i e-tjänster
Ge tydlig återkoppling till användarna i ärenden som utförs via webben och e-tjänster. Vanliga automatiserade funktioner för kommunikation är meddelande, granskning, kvittens och mottagningsbevis.
Rekommendationer för kommunikation i e-tjänsterLänk hit
- Välj lämpliga kanaler för att meddela användarna att status i ett ärende har ändrats.
- Användarna ska kunna granska sina uppgifter och få en kvittens. Kvittensen bör kompletteras med ett e-brev.
- Användarna ska få ett mottagningsbevis från den organisationen som fått deras uppgifter.
Meddelande om ärendets statusLänk hit
Meddela användaren när statusen i ett ärende ändras. Låt användaren själv välja hur hen vill ha meddelandet, till exempel via e-post, sms eller något socialt medium. Vilka kanaler som är lämpliga beror på målgruppen och informationen som ska skickas.
Skicka gärna all information i sin helhet direkt i meddelandet, om den inte är känslig. Exempel kan vara bevakning av ett vägbygge i kommunen som nu är avslutat, eller en bok man reserverat som nu finns att hämta på biblioteket.
Ange i meddelandet var man loggar in för att se hela ärendet eller informationen.
Granskning och kvittensLänk hit
När användarna har fyllt i alla uppgifter som e-tjänsten kräver, ska de kunna granska uppgifterna innan de skickar in dem.
När de har skickat uppgifterna till organisationen ska de få en kvittens på att deras uppgifter har skickats. Samtidigt bör de få ett e-brev med samma information.
Kvittensen ska ange till vilken organisation uppgifterna har skickats, ärendenumret och kontaktuppgifter. Kvittensen bör även ange vad nästa steg i processen är: Ska de göra något ytterligare eller vänta på synpunkter eller beslut från er?
MottagningsbevisLänk hit
När ni har mottagit formulärdata från en användare i ett ärende ska ni skicka ett mottagningsbevis på den mottagna handlingen till användaren. Observera att ett mottagningsbevis och en kvittens ofta är två olika saker.
Se även R2. Ge begripliga felmeddelanden samt R73. Var tydlig med förutsättningar för att kunna använda e-tjänsten och R71. Bestäm om e-tjänsten behöver e-legitimation och signering.
ExempelLänk hit
www.biblioteket.stockholm.se vars Mina sidor bland annat skickar ut en förseningsvarning några dagar innan lånetiden går ut.
www.verksamt.se/tillstand kommunicerar med användaren via automatiska funktioner.
MätbarhetLänk hit
Mäts via användningstester.
Kommentarer till denna riktlinje
Kommentarer (0)
Skriv kommentar
Funktionen för att skriva kommentarer använder kakor. Läs mer om kakorna. Enbart förstapartskakor används. Vill du inte godkänna kakor så kan du ställa in din webbläsare att blockera dem. Funktionen går ändå att använda men den kommer då att ställa vissa frågor om och om igen, och kan inte förhandsvisa dina kommentarer.
För att kunna erbjuda denna funktion behöver vi lagra de uppgifter som du själv skriver in (namn, e-post, eventuell webbadress och själva kommentaren) samt IP-nummer. Den rättsliga grunden är samtycke och informationen ligger kvar så länge DIGG bedömer att den tillför förståelse för riktlinjen, eller tills du begär att den raderas. Läs mer om DIGGs behandling av personuppgifter.