Publicera dokument i html och skapa tillgängliga pdf:er
Publicera i första hand dokument, till exempel rapporter och utredningar, i webbplatsens standardformat (html).
Rekommendationer om dokumentformatLänk hit
- Publicera dokument i standardformatet html. Då kan användarna komma åt er information utan att använda en viss datorplattform, eller ett program som kostar pengar, till exempel Word.
- Om ni har dokument i andra format än html, sammanfatta dem i html, så att användarna kan bedöma innehållet utan att ladda ner det.
- Utforma dokument så att de enkelt kan läsas på skärm. Då bidrar ni till att färre användare skriver ut på papper.
- Om ni använder pdf:er, se till att de skapas så att de blir tillgängliga.
Undvik andra dokumentformat än htmlLänk hit
Låt kommunikationen med era användare ske på deras villkor. Användarna bör inte behöva skaffa en viss produkt för att kunna kommunicera med er.
Överväg noggrant valet av format när du ska publicera något på webbplatsen. Normalt är det bäst att presentera informationen direkt i html. Om ni lägger ut information i exempelvis pdf- eller wordformat blir den betydligt svårare att söka och komma åt för användare som till exempel surfar via en mobiltelefon eller saknar den programvara som behövs.
Använd alternativ till html endast för dokument som är
- långa och som i första hand är tänkta att läsas i utskrivet format
- statiska över tid, såsom lagtexter, regleringsbrev och instruktioner
- beroende av att layout, grafik och innehåll alltid presenteras på samma sätt
- bundna enligt lag att se ut på ett specifikt sätt
- illustrerade med tabeller med flera kolumner, eller innehåller matematiska formler eller andra element som kräver särskilda dokumentformat.
Bifoga filer i format som användarna säkert kan öppnaLänk hit
Gör filer som ska bifogas i format som följer öppna standarder, till exempel odf och pdf. Ni kan även använda vanliga bildformat och textformat.
Det är upp till er att avgöra vilka format ni vill använda i kommunikationen med användarna. Ange på webbplatsen och i annat informationsmaterial vilka format ni har bedömt som lämpliga. Om ett e-brev inte går fram för att mottagaren inte kan ta emot bilagan, bör avsändaren få ett förslag på ett annat format att använda.
Skapa tillgängliga PDF-filerLänk hit
Standarden för upphandling av tillgänglig IKT, som bland annat utgör grund för webbdirektivet, ställer i stort sätt samma tillgänglighetskrav på dokument som på webbinnehåll: Utgå från WCAG nivå AA.
För att uppnå detta är det smidigt om du använder en formatmall i originaldokumentet där rubriker, ingresser, brödtext och bilder är korrekt uppmärkta. När du sedan konverterar dokumentet till PDF, kan du behöva göra justeringar beroende på vilken version av till exempel Microsoft Word du använder. De kompletteringarna görs ofta i Acrobat Professional. Vilken version av programmet du använder, liksom med vilket program du skapat PDF-filen, kan påverka resultatet. Säkrast är att konvertera till PDF med Acrobat Professional eller välja ”Spara som PDF” i MS Word.
Det viktigaste vid konverteringen är att texten verkligen är text, och inte text som skannats in som en bild. Om du har gjort det kan du efteråt analysera och omvandla innehållet till text i Acrobat.
Se även R167. Bevara tillgänglighet vid konverteringar.
Gör så här för att skapa en tillgänglig pdf
När du skapar en tillgänglig pdf bör du göra så mycket som möjligt i originaldokumentet, till exempel i Microsoft Word eller Adobe Indesign, i annat fall måste du komplettera med inställningar i Acrobat Professional. Här är några grundläggande riktlinjer:
- Filen ska vara försedd med kodade taggar i ett taggträd . I Word gör du det genom att välja ”Visa taggar för dokumentstruktur”. Du kan göra det efter konverteringen genom att välja ”Lägg till taggar i dokumentet” i Acrobat.
- Tagga rubriker med rubriknivåer (<H1>, <H2>), tabeller (<table>), tabellrubriker (<TH>), kolumner (<TR>), punktlistor (<L>) och innehållsförteckning (<TOC>).
- Förse bilder, diagram och bildbaserade figurer med alternativtexter.
- Definiera läsordningen. Normalt ska den vara inställd på ”Använd dokumentstruktur”.
- Ange dokumenttitel och författare. Det gör du under ”Dokumentegenskaper”. Där definierar du även språket dokumentet är skrivet i. Insprängd text på andra språk ska ges egen språkkodning.
- Gör en innehållsförteckning i längre dokument, gärna presenterad som bokmärken i PDF:en. Klicka på bokmärkessymbolen till vänster i programfönstret för att redigera bokmärkena i Acrobat.
- Se till att kopiering av dokumentet är tillåtet. Det gör du under säkerhetsinställningar i Acrobat. Vill du ändå låsa dokumentet kan du kryssa i att göra det tillgängligt för skärmläsare.
- Om filen blivit onödigt stor efter de tillagda inställningarna, kan du välja att komprimera den senare.
Mätbarhet
Kontrollera att det finns information om dokumentformat i era interna riktlinjer för publicering.
Kontrollera tillgängligheten när filen är klar. Det finns ett inbyggt testverktyg i Acrobat under ”Avancerat/Tillgänglighet/Fullständig kontroll”, men det finns även andra tjänster på marknaden. Några exempel på verktyg finns på sidan om automatisk tillgänglighetsgranskning. Automatiska kontroller täcker inte allt. Kontrollera manuellt sådant som alternativtexter, att taggningen är korrekt och att rubriker, bilder med mera ligger i rätt läsordning. Felaktig ordning justeras i Acrobat med ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.
Testa även själv med talsyntes eller skärmläsare, och låt gärna synskadade personer testa att dokumentet läses upp korrekt för deras hjälpmedel.
FördjupningLänk hit
Argument
Den engelska regeringen har i ett blogginlägg redovisat anledningar till att HTML oftast är att föredra framför PDF.
Instruktioner och standarder för tillgängliga pdf:er
- W3C, PDF Techniques for WCAG 2.1
- W3C, ”PDF Technology Notes”
- Att skapa tillgängliga pdf-dokument med Word och Åtgärda tillgänglighet med Acrobat Pro från Umeå universitet.
Instruktioner från privata aktörer
- Adobe, Skapa tillgängliga PDF-filer
- Adobe, Reading PDFs with reflow and accessibility features
- Om Pdf och tillgänglighet från Funka
- Microsoft, skapa tillgängliga Word-dokument
- Publiread, PDF Accessibility
- Skapa och verifiera PDF-tillgänglighet (Acrobat Pro)
Testverktyg
Exempel på verktyg finns på sidan om automatisk tillgänglighetsgranskning.
Kommentarer till denna riktlinje
Kommentarer (22)
På den här sidan står HTML 4.01, medan andra sidor i Vägledningen även nämner HTML 5 (och sajten själv använder HTML 5). Vore bra att ta upp frågan om HTML-version på en separat sida och länka dit härifrån.
Texten avslutas med "Mer information om användning av och konvertering till pdf-dokument." men det finns ingen förmodad länk eller hänvisning. Var hittar men dessa?
Ursäkta sent svar men vi har nu tagit bort den meningen. Eventuellt uppdaterar vi vägledningen med mer information i framtiden.
Varför förorda PDF/A (arkiv) när formatet PDF/UA (tillgänglig pdf) finns? Och det vore bra som Ingvar skriver, komplettera med länk – hänvisning. Thanks!
Hej @tilltro,
PDF/UA utesluter inte PDF/A.
Det är tvärtom att man lämpligen först producerar sitt dokument enligt ISO-standarden för universell tillgänglighet PDF/UA för att sedan i nästa steg långtidslagra den enligt ISO-standarden PDF/A (arkiv).
PDF/UA definierar de tekniska krav som måste beaktas då PDF-dokumentet skapas.
Standarden specificerar hur relevant PDF-innehåll (såsom semantiskt innehåll, textinnehåll, bilder, formulärfält, kommentarer, bokmärken och metadata) får användas i PDF/UA-kompatibla dokument.
PDF dokument som skapas enligt ISO-standarden PDF/UA blir tillgängliga för alla.
Ett valfritt PDF-dokument är därför inte med automatik PDF/UA-kompatibelt.
Kompatibilitet kan endast uppnås om arbetet med tillgänglig PDF görs rätt från början,
dvs att beställaren (kommunikationsansvarig) ställer skall-krav på utföraren (intern/inhouse eller extern/produktionsbyrå) att PDF-filen skall produceras enligt PDF/UA-standarden.
Bästa hälsningar,
Kent Åberg, NewFormat, http://www.newformat.se
Hej igen @tilltro,
jag vill dessutom varmt rekommendera ett par skrifter om dessa ISO-standarder PDF/A och PDF/UA:
– "PDF/A in a Nutshell 2.0"
– "PDF/UA in a Nutshell"
De har tagits fram av, och kan laddas ned från, PDF Association, http://www.pdfa.org
På ca 20 lättlästa sidor ger de en utomordentligt bra introduktion till PDF/A och PDF/UA.
Det går även bra att beställa ett tryckt exemplar från mig på pdfa@newformat.se
Bästa hälsningar,
Kent Åberg, NewFormat, http://www.newformat.se, kent.aberg@newformat.se
Tillika ansvarig och kontaktperson för PDF Association Scandinavia Chapter, http://www.pdfa.org
PDF Association, främjar medvetenhet och kunnande om öppna standarder för digitala dokument och tillämpningar för PDF-teknik.
Föreningen underlättar nätverksbyggande och kommunikation, samt utbyte av kompetens och erfarenhet med berörda parter
och intressenter över hela världen och omfattar mer än 100 företag och ett stort antal enskilda experter från mer än 20 länder.
Föreningen välkomnar nya medlemmar i regionen såsom utvecklare av PDF-lösningar, företag som arbetar med PDF i dokumenthanteringssystem (DMS) och elektronisk innehållshantering (ECM), e-arkivering, intresserade privatpersoner och användare som vill implementera PDF-teknik (PDF, PDF/A, PDF/E, PDF/UA, PDF/VT, PDF/X) i sina organisationer.
Tack Kent. Jag skriver ett mail till dig.
Karin@tilltro.se
Hej, jag ställer samma fråga som Ingvar gjorde för 42 veckor sedan. Har ni hittat något svar?
Vi har tagit bort formuleringen tills vidare.
Vad är er rekommendation för diagram i pdf:er? Typsnitsgraden kan där inte vara lika stor, då tvingas varje diagram ligga över uppslag. Kan man genom bakomliggande text se till att uppläsningen presenterar diagrammet korrekt?
Hej, jag undrar över PDF-filer som ska skrivas ut och fyllas i (till exempel en ansökan) (och alltså inte kan fyllas i digitalt och sedan skrivas ut) – ska även sådana göras med korrekt läsordning? Eller kan instruktion bifogas om vad det är för dokument, så att läsordning inte behövs?
Det finns inga sådana undantag i lagen. Även en person med synnedsättning kan ju vilja läsa igenom blanketten för att veta vad man förväntas fylla i, även om man sedan tvingas ta hjälp för själva ifyllandet.
Hej!
Jag undrar om det är okej att publicera en pdf som inte är tillgänglighetsanpassad och man också publicerar samma text i html?
Hej, i många guider om tillgängliga PDF-dokument så står det att man ska ta bort så kallade tomma behållare i dokumentet. Men det ges aldrig någon förklaring till varför detta ska göras. Eftersom läsordning och taggning kontrolleras i andra steg kan det ju inte ha någon påverkan på detta?
Så min fråga är om det helt enkelt går att hoppa över att ta bort tomma behållare som oftast innebär det största momentet i arbetet med att tillgänglighetsanpassa PDF-dokument?
Tomma taggar (t.ex.
) läses upp som ”tom” av uppläsande hjälpmedel och kan vara mycket störande. Jag vet inte om det är samma problem med behållare, men det är ju ändå en kvalitetsfråga att inte ha onödigt skräp i sina dokument.
Vi har många blanketter för exempelvis bygglov trots att vi även har e-tjänster, detta för att det finns personer som upplever att det är krångligt att använda e-tjänster och för att de kanske vill sitta tillsammans och diskutera kring en punkt med blanketten framför sig. Även om vi ska driva ett arbete med blankettfri webb, är ju även detta att göra hantering av ett ärende otillgängligt för denna grupp. Även om blanketter inte omnämns under rubriken ovan, om vilka dokument som kan få finnas kvar som pdf:er, undrar jag hur ni resonerar kring detta. Det är ju många gånger en äldre generation och bygglov kanske man inte söker så många gånger i sitt liv.
Vänligen/Ulrika
I de allra flesta fall går det lika bra, eller bättre, att använda tillgänglig HTML och CSS i stället för PDF, om man vill styra formgivningen vid utskrift på papper.
Hej!
Jag undrar, likt Sarah Wiklund i mars, om det är okej att publicera en pdf som inte är tillgänglighetsanpassad och man också publicerar samma text i html?
Jag tänker exempelvis på folder i PDF som ger en överblick över länets olika naturreservat. Motsvaranden information finns i html.
Hej!
PDF-dokument som publiceras på en offentlig aktörs webbplats ska vara tillgängliga. Om ni har en tillgänglig version men väljer att därutöver inte tillgängliggöra den PDF ni publicerar, måste ni kunna motivera detta inom ramen för oskäligt betungande. Ni måste då kunna redogöra för den bedömning som gjorts, exempelvis att kostnaderna äventyrar den ordinarie verksamheten och överstiger de uppskattade fördelarna för personer med funktionsnedsättning.
Hur rimmar den tolkningen med era bestämmelser om alternativa mediaformat? Som vi har fått svar tidigare från DiGG har det framgått att om det publiceras identisk information på detta sätt är det att betrakta som ett alternativt mediaformat och att man då inte behöver tillgänglighetsanpassa det alternativa formatet.
Jag har samma fundering som Johan, gäller inte bestämmelserna om alternativa format när det rör sig om dokument?
Hej Jessica.
Begreppet ”Alternativa medieformat” torde kunna omfatta t.ex. ljud och video där motsvarande information även finns som ren text i anslutning till filmen eller ljudinspelningen.
När det rör sig om dokument, oavsett dokumentformat (PDF, Epub, Word osv) så gäller det som Elin Svenson svarat i den tidigare kommentaren.
Skriv kommentar
Funktionen för att skriva kommentarer använder kakor. Läs mer om kakorna. Enbart förstapartskakor används. Vill du inte godkänna kakor så kan du ställa in din webbläsare att blockera dem. Funktionen går ändå att använda men den kommer då att ställa vissa frågor om och om igen, och kan inte förhandsvisa dina kommentarer.
För att kunna erbjuda denna funktion behöver vi lagra de uppgifter som du själv skriver in (namn, e-post, eventuell webbadress och själva kommentaren) samt IP-nummer. Den rättsliga grunden är samtycke och informationen ligger kvar så länge DIGG bedömer att den tillför förståelse för riktlinjen, eller tills du begär att den raderas. Läs mer om DIGGs behandling av personuppgifter.